Інформація знаходиться в центрі прийняття рішень. Змінюючи дані, над якими працюють ті, хто приймає рішення, організація досягне іншого результату. Тому отримання максимально повної та актуальної інформації є запорукою ефективності всіх дій. Але як саме ми можемо відфільтрувати необхідну та критичну інформацію, без якої вжиті заходи повинні призвести до неефективного напрямку? Відповідь ефективна, виконана відповідно до алгоритмів, які оптимізують механізми обробки, зберігання та обміну даними. в управлінні даними це приховано.
Що заважає отримати максимальну віддачу від даних?
Зберігання даних на всіх рівнях організаційної ієрархії
Існує поширена тенденція приховувати негативну інформацію. Керівництво робить це, щоб уникнути паніки серед підлеглих і низових працівників через страх втратити роботу. У результаті знедолена сторона в діяльності компанії чи організації може тривалий час залишатися прихованою.
Забруднення даних
У процесі циркуляції дані поповнюються недостовірною інформацією, і чим важче від неї позбутися, тим більше їй вдається вислизати з основних каналів. Наприклад, один із співробітників помилився в звіті і вказав не ті цифри. Якщо це вчасно не помітити, вони будуть відтворені багатьма іншими примірниками, які сприймають їх як надійні.
Затримка в обміні інформацією
Якщо дані зберігаються в різних місцях і немає єдиного запису про них, їх може бути важко отримати в потрібний час.
- У доцифрову епоху це відповідало ситуації, коли дані про продуктивність кожного відділу організації зберігалися в багатьох папках, робочих столах і сховищах. Знайти їх вчасно вдавалося не завжди.
- У сучасному цифровому світі це означає, що немає відкритої та прозорої системи розподілу інформації відповідно до того, де вона була зібрана. У цьому випадку співробітник точно знає, що ця інформація десь зберігається, але не може точно сказати, в якій з багатьох папок.
Що включає в себе ефективне управління даними?
Якими мають бути механізми роботи з інформацією, щоб своєчасно виявляти помилки, відфільтровувати «сміттєві» дані та вилучати об’єктивні дані, а не лише ті, які приносять користь тому, хто їх описує?
Управління даними схоже на виявлення виконання всіх процесів обміну інформацією згідно з контрольним списком. Стовпи цього процесу такі:
- Контроль за прийомом і передачею даних. У першому випадку необхідно подбати про те, щоб інформація була отримана в повному обсязі від усіх необхідних підрозділів або ключових осіб. Друге – створити жорсткі фільтри щодо того, хто має право доступу до отриманої інформації. Це важливо не лише з точки зору економічної безпеки, а й для гігієни закладу. Перевантаження непотрібною інформацією не тільки сприяє підвищенню продуктивності праці, але й уповільнює її.
- Систематизація даних. В організації має бути розроблена карта зберігання даних, яка полегшить пошук потрібної інформації.
- Спосіб зберігання. Вибір способу зберігання залежить від кількості осіб, яким необхідний безперебійний доступ до цієї інформації. Якщо це лише одна особа, його можна зберігати в сейфі або на жорсткому диску. Однак, якщо певна інформація потрібна на постійній основі широкому колу співробітників, її слід розмістити в хмарному сховищі, щоб мінімізувати час, витрачений на доступ до цієї інформації.
Чим чіткіші алгоритми отримання, обміну та зберігання даних в організації, тим менше проблема втрати або витоку важливої інформації. І те, і інше заважає ефективному функціонуванню компанії. Справляючись із завданням ефективного управління даними, компанія суттєво утвердиться в об’єктивній реальності, яка не спотворена надлишком чи браком знань.
Першим залиште коментар